Videndeling – sådan kommer du godt i gang

Videndeling. Hvad er det egentlig, hvordan kommer jeg i gang, og hvordan undgår jeg det mest almindelige fodfejl? De spørgsmål landede i redaktionens indbakke fra en leder, der selv stod med den udfordring at skulle facilitere videndeling i egen organisation. Og nu er vi klar med svar fra en ekspert på området.

1. Hvad dækker ordet ‘videndeling’ over?

I organisationer dækker ordet “Videndeling” over, at medarbejderne deler vigtige informationer, viden eller erfaringer med hinanden.

Det kan både være noget, der sker uformelt og spontant eller det kan være noget, der er en del af virksomhedsstrategien, igangsat af ledelsen og er en tydelig styret proces

Videndeling kan inddeles i 2 typer:

Den ene, er den nemt tilgængelige viden, den såkaldt kodificerbare viden som eksempelvis er informationsviden. Det kan være rapporter, produktbeskrivelser, procedurer, regler, retningslinier osv.

Studier viser ar ofte består kun 10-20 % af virksomhedens samlede videnspulje af denne nemt tilgængelige viden.

Den anden, er den tavse viden, der drejer sig om personens faglige viden, læring og erfaringer.

Denne viden er kun direkte tilgængelig gennem den enkelte medarbejder. Grunden til, at vi kalder det tavs viden, er at det ofte handler om den viden vi har, der er mere ubevidst.

Det er ofte ting vi ikke direkte har talt med andre om, men som viser sig at være betydningsfulde for vores måde at arbejde på, eller for de faglige metoder vi bruger. Det kan også være personlige erfaringer/refleksioner vi har gjort os i forbindelse med fejl eller et særligt godt resultat.

Det viser sig for mange virksomheder, at helt op mod 80-90% af virksomhedens vigtigste videnspulje ligger i medarbejdernes mere tavse viden.

Så videndeling er langt mere end informationsdeling og ikke noget der kan klares ved envejskommunikation.

Det er en kompleks proces, hvor du bevidst deler erfaringer og refleksioner, som den enkelte eller et team har gjort sig i forskellige situationer for at andre kan drage nytte af det. Det kræver du er vågen og videndeling på denne måde kræver også ledelse og styring.

2. Hvorfor skal vi dele vores viden?

Helt enkelt kan man sige, at det skal vi, fordi vi på den måde kan spare tid og blive klogere, bedre og mere effektive.

Det er den hurtigste måde, vi kan udvikle os på og skabe bedre og flere resultater.

Det er også kanalen for os og vores virksomhed til mere innovation og øget produktivitet.

Medarbejdere skal dele deres viden på tværs, fordi de på den måde bedre kan spille hinanden gode i det daglige.

I en organisation handler videndeling om at styrke forretningen ved at udnytte den viden og de ressourcer, der allerede er til stede bedst muligt.

3. Hvad er de mest almindelige fodfejl, du ser organisationer begå i forhold til videndeling?

Helt overordnet ser jeg mange organisationer, der ikke prioriterer det højt nok.

De har slet ikke har erkendt at medarbejdernes viden er deres vigtigste ressource. Det kræver derfor, at de starter med at forholde sig meget mere strategisk til videndeling, end de gør i dag.

Du skal forstå, at videndeling hænger sammen med adfærd, og der er stærke psykologiske mekanismer, der styrer os 90% af tiden i dagligdagen.

Det vil blandt andet sige, at medarbejderne helst deler viden med dem de kan lide, og dem de kender godt i forvejen. Men det er bare langt fra altid, de rigtige at dele viden med.

Der er også magt forbundet med viden og ubevidst holder mange medarbejdere på deres viden i angst for at miste status eller indflydelse.

Det er en kæmpe fejl at virksomhederne ikke investerer i at ændre medarbejdernes holdning og adfærd, så de får adgang til det videnspotentiale der ligger i virksomheden.

I praksis betyder det mange steder, at der ikke er prioriteret tid til videndeling. Man har kun fokus på driftsmøder, og man kun deler den mere enkle informationsviden. Ikke ret mange organisationer har afsat møder til, at man reelt deler den mere komplekse viden. De steder der faktisk har afsat tid til det, viser det sig ofte, at det alligevel ikke bliver værdiskabende og effektivt nok. Det er tit fordi, der ikke er afsat en tovholder til at lede og facilitere processen, og at medarbejderne er for slappe i deres fokus.

Videndeling kræver struktur og ledelse. At man er vågen, aktivt deltagende og holder sit fokus på at dele sin læring.

Af andre fodfejl kan nævnes, at mange steder er der alt for meget fokus på enkeltpræstationer. Intern konkurrence og silotænkning, skader direkte muligheden for videndeling. Så det er vigtigt, at der tænkes i samarbejde, fællesskab og synergier på tværs af organisationen.

4. Hvad er dit bedste tip til at styrke videndelingen i en organisation?

Mit bedste tip til dig er:

Start med at I i ledergruppen får et fælles billede af:

• Hvad videndeling er?
• Hvorfor det er vigtigt for jeres organisation?
• Hvordan I bedst sætter fokus på det i dagligdagen sammen?

Når lederne går forrest, så flytter organisationen sig hurtigere.

Sæt derefter fokus på at medarbejderne får en klar og fællesforståelse af vigtigheden af, at de deler deres viden. Træn medarbejdernes hjælpsomhed, samarbejdsevner og deres evne til at bidrage til helheden.

Du skal være opmærksom på at viden er båret af mennesker og det derfor handler om påvirkning af kultur. Der skal ofte skabes nye vaner og skubbes til kulturen i organisationen, når I vil styrke jeres videndeling.

5. Hvad kan jeg som leder gøre for at hjælpe mine medarbejdere med videndeling?

Det er afgørende du går forrest i arbejdet med videndeling – vis du prioriterer det højt, og at det er vigtigt for organisationen, at der deles viden.

Igangsæt løbende små initiativer, der styrker videndeling og kendskabet til kollegaer på tværs af funktionsområder.

Det viser sig at organisationer – hvor de arbejder med en åben og netværkende kultur – er langt mere konkurrencedygtige end dem de ellers sammenlignes med.

Om Susie Lynge og Netværksakademiet

Netværks Akademiet hjælper virksomheder med at skabe resultater og nå deres forretningsmål gennem videndeling, samarbejde, relationssalg og aktiv networking. De træner ledere og medarbejdere i effektiv videndeling og i at få mere værdi ud af deres netværk. Metode er en kobling mellem effektfulde coachingteknikker og enkle værktøjer, der hjælper dig til at videndele og netværke mere systematisk og målrettet. Metoden gør dig i stand til at blive den bedste udgave af dig selv og nå dine mål hurtigere og nemmere.Susie Lynge er forfatter, underviser og ICF-certificeret erhvervscoach. Hun har mange års erfaring med medarbejderudvikling og ledertræning for bl.a. Finanssektorens Uddannelsescenter, Lederne, atp, Netværk Danmark, VIA, KPMG, Team Danmark, Bestseller, Advodan, Bruun & Hjejle, Kromann Reumert m.fl.